Hoe lang bewaar jij jouw administratie? Alles over de fiscale bewaarplicht
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht jouw administratie 7 jaar te bewaren. Dat geldt gelukkig niet voor alle onderdelen van je administratie. De Belastingdienst hecht meer waarde aan bepaalde gegevens dan aan andere. In dit blog lees je alles over het bewaren van jouw administratie.
Controle Belastingdienst
Als ondernemer moet je de Belastingdienst de mogelijkheid bieden om jouw administratie tot 7 jaar terug te controleren. Er kunnen verschillende redenen zijn dat de Belastingdienst een controle uitvoert.
Een ingediende aangifte die verdacht lijkt. Of een onderzoek dat de inspecteur uitvoert bij een leverancier of zakenpartner van je klant. De inspecteur kijkt dan naar fouten of onregelmatigheden in je administratie.
Hoe dan ook is het belangrijk om jouw administratie op orde te hebben. En te voldoen aan de regels die er zijn voor het bewaren van je administratie.
Basisgegevens
De basisgegevens van je administratie moeten 7 jaar bewaard worden. Dat zijn:
- het grootboek,
- de debiteuren- en crediteurenadministratie,
- de voorraadadministratie,
- de in- en verkoopadministratie,
- de loonadministratie.
Onroerende goederen
Voor gegevens van onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, zijn andere regels. Deze gegevens moeten namelijk 10 jaar bewaard blijven. Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.
En lever je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten of telecommunicatiediensten? Ook dan moet je jouw administratie 10 jaar bewaren.
Overige gegevens
Voor overige gegevens kun je afspraken met de Belastingdienst maken over een korter bewaartermijn dan 7 jaar. Bijvoorbeeld over:
- of je de administratie bewaart op papier of elektronisch,
- welk detailniveau de gegevens moeten hebben, denk aan dagstaten of telstroken van de kassa.
Deze afspraken leg je schriftelijk vast.
Digitale gegevens
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Als je een controle krijgt, moet je deze programma’s en bestanden namelijk kunnen laten zien. Een bestand dat je alleen afdrukt, is niet voldoende. Je kunt bepaalde bestanden wel in een andere vorm bewaren door ze te converteren.
Hieraan zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. Zo ben je verplicht om:
- alle gegevens over te zetten,
- de gegevens inhoudelijk juist over te zetten,
- ervoor te zorgen dat de gegevensdrager de hele bewaartermijn beschikbaar is
- de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te reproduceren en leesbaar te maken
- dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd
Voordat je gegevens converteert, is het aan te raden om dit aan de Belastingdienst voor te leggen.
Digitale facturen
Volgens de wet moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de Belastingdienst van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. Dus in originele staat.
Als je dus een factuur via de e-mail ontvangt, moet je die dus ook digitaal bewaren. Je mag ´m ook uitprinten, maar die uitdraai geldt dan niet als het origineel.
Daarnaast wil de Belastingdienst dat je ook de mail bewaart, waarmee je de factuur hebt ontvangen. Zo kunnen zij namelijk zien dat je de factuur later niet nog eigenhandig hebt aangepast.
Papieren facturen
Ten slotte mag je facturen die je per post ontvangt wél digitaliseren. Het bronbestand – de factuur op papier – vervang je dan door een digitaal bestand. Dit wordt ook wel conversie genoemd.
Loonservicebureau
Laat je een deel van jouw administratie uitvoeren door een computer- en of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers waarop bestanden van jouw administratie staan ook onder de fiscale bewaarplicht.
