5 tips voor je administratie als zzp’er
Als zzp’er ontkom je er helaas niet aan: de administratie. De meeste ondernemers vinden dit een vervelend klusje. Gelukkig kun je er wel voor zorgen dat het op een zo eenvoudig en efficiënt mogelijke wijze gebeurt. We geven 5 tips voor je administratie als zzp’er.
1. Doe je administratie op een vast moment
Het is verleidelijk om je administratie alsmaar voor je uit te schuiven, maar het gevolg is dat het werk zich ophoopt. Hierdoor wordt het nóg minder leuk om te doen. Probeer minstens twee keer per maand vaste momenten in te plannen waarop je je met je administratie bezighoudt. Zo voorkom je dat je alles op de het laatste moment moet doen, wat de nodige stress met zich meebrengt. Bovendien verdeel je zo het werk, waardoor het beter behapbaar wordt.
2. Open een zakelijke rekening
Als je één rekening gebruikt voor zowel je privé als zakelijke inkomsten en uitgaven, raak je al snel het overzicht kwijt. Het is dan heel lastig om te zien hoeveel winst je maakt. Ook is het wel zo handig om te weten hoe gezond je bedrijf is. Bovendien kun je zakelijke uitgaven over het hoofd zien die je kunt aftrekken bij de Belastingdienst.
Een zakelijke rekening biedt uitkomst. En daar hoef je niet diep voor in de buidel te tasten. Zo zijn sommige zakelijke rekeningen zelfs gratis. Wat voor jou de beste zakelijke rekening is, kan echter ook afhangen van andere factoren. Een gratis rekening kan bepaalde beperkingen met zich meebrengen, dus kijk altijd goed welke aanbieder jouw behoeften als zzp’er kan vervullen. Je mag de kosten voor een zakelijke rekening bovendien fiscaal aftrekken als bedrijfskosten.
Een ander pluspunt van een zakelijke rekening is dat het professioneel overkomt op je klanten. Tot slot is het redelijk gemakkelijk om zoń rekening te openen. Zolang je de juiste documenten kunt overhandigen, is het binnen een mum van tijd gebeurd.
3. Kies voor een goed boekhoudprogramma
Het gros van de zzp’ers vindt het geen pretje om hun administratie te doen. Het zal wellicht nooit je leukste taak worden, maar je kunt het voor jezelf wel een stuk gemakkelijker maken met een goed boekhoudprogramma. Er is een enorm aanbod, dus de kans is groot dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Er zijn zowel gratis als betaalde boekhoudprogramma’s. De functionaliteiten kunnen per programma sterk verschillen. Bij de meeste boekhoudpakketten kun je iedere maand factureren en je btw- en belastingaangifte doen.
Het is verstandig om je administratie regelmatig goed uit te zoeken, zodat alles overzichtelijk blijft.
Daarnaast zijn extra functies als factureren, relatie- en voorraadbeheer en budgetteren mogelijk. Welk boekhoudprogramma het meest geschikt is, hangt sterk af van jouw budget en voorkeuren. Kijk in ieder geval altijd even verder dan de prijs, soms kan een programma met een hoger prijskaartje voor jou toch interessant zijn.
4. Bewaar je administratie goed
Het is belangrijk dat je je administratie goed bewaart. Als ondernemer ben je namelijk wettelijk verplicht om deze maar liefst 7 jaar te bewaren. Hierbij kun je denken aan facturen en de voorraadadministratie. Je kunt met de Belastingdienst afspreken of je dit liever op papier of digitaal doet.
Ook zijn er soms mogelijkheden om het korter te bewaren, maar dit moet wel vooraf kortgesloten zijn. Het is verstandig om je administratie eens in de zoveel tijd goed uit te zoeken, zodat het overzichtelijk blijft. Zorg dat je een benodigd document eenvoudig terug kunt vinden als dat nodig blijkt te zijn.
5. Schakel eventueel hulp in van een boekhouder
Zie je als een berg op tegen je administratie? Dan kun je altijd nog overwegen om de hulp van een boekhouder in te schakelen. Veel zzp’ers laten zich afschrikken door de kosten die dat met zich meebrengt, maar het levert wel het nodige gemak op. Je hoeft ook niet alles uit handen te geven, maar bijvoorbeeld kiezen om een deel zelf te doen of alleen de controle door de boekhouder te laten uitvoeren. Ook kan een goede boekhouder zich (deels) terugverdienen, omdat hij of zij goed op de hoogte is van bepaalde regelingen en aftrekposten. Daarnaast houd je meer tijd over voor je werk, waardoor je weer meer geld kunt verdienen.
